5 วิธีจัดสรรเวลาอย่างชาญฉลาด สยบงานที่ยุ่งเหยิง

หัวใจสำคัญของการทำงานในบริษัทไม่ว่าจะเป็นองค์กรใหญ่หรือเล็ก สิ่งที่ต้องยึดถือเป็นดั่งคัมภีร์ ก็คือ “ทีมเวิร์ค” “สปิริต” และ “เวลา” หากขาดอย่างหนึ่งอย่างใดไป ต่อให้งานที่ดูแสนง่ายๆ มีโอกาสพังพินาศได้ในพริบตา แต่ถ้าทุกคนร่วมกันทำร่วมกันคิด แม้เป็นงานที่ทำได้ยากและแสนลำบากเข้าตามตำราสุภาษิตที่ว่า “เข็นครกขึ้นภูเขา” ถึงอย่างไรก็ยังได้เห็นแสงสว่างของความสำเร็จรออยู่ข้างหน้าอยู่ดี ลองมาดู  “5 วิธีจัดสรรเวลาอย่างชาญฉลาด สยบงานที่ยุ่งเหยิง” กันดีกว่า จะได้เข้าใจเสียทีว่า WORK SMART นั้นเป็นอย่างไร

1.วางแผนเป็นระบบ ให้คิดเลยว่าการวางแผนงานอย่างเป็นระบบและรอบคอบย่อมดีกว่าไม่วางแผนอะไรเลย การกำหนดความสำคัญของงานแต่ละแฟ้มไว้ก็แทบมีชัยไปกว่าครึ่งแล้ว หากต้องเผชิญกับชิ้นงานที่มีความสำคัญและเร่งด่วนอย่างมากให้จัดเข้าเป็นแฟ้มแรก แต่ถ้าเป็นงานที่สำคัญเช่นกันแต่ยังมีเวลาทำมากกว่าแฟ้มแรกให้จัดเข้าแฟ้มที่สอง ส่วนงานชิ้นถัดมา แม้ถูกประทับตรายางว่า “งานด่วน” เมื่อชั่งน้ำหนักเนื้องานแล้ว ไม่ซับซ้อนเท่ากับสองแฟ้มแรก และยังไม่จำเป็นต้องรีบทำก่อน ก็ให้จัดเข้าเป็นแฟ้มที่สาม ส่วนแฟ้มที่สี่และถัดไปเรื่อยๆ ก็พิจารณาความสำคัญกันไปแบบนี้

2. เผื่อ “เวลา” ไว้บ้าง ในงานแต่ละชิ้นที่ทำ หากเผื่อเวลาปิดจ็อบก่อนเดดไลน์ประมาณ 1-2 วัน จะมีเวลาเก็บรายละเอียดของเนื้องานได้ดีขึ้น เท่ากับลดโอกาสความผิดพลาดลงได้อีก ในทางกลับกันจะเป็นงานที่ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม หลายครั้งที่ทีมงานคิดไอเดียใหม่ได้หลังงานจบไปแล้ว แต่เพราะเผื่อเวลาไว้แล้ว ก็สามารถปรับแก้ให้งานลงตัวมากยิ่งขึ้นได้ทันท่วงที

3. สามัคคีคือพลัง หากมีโปรเจคใหญ่ที่ต้องระดมสมอง “บอส” หรือหัวหน้างานต้องใจใหญ่ เปิดโอกาสให้ทีมงานได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ งานที่ยากและแข่งกับเวลาก็แทบไม่เหลือบ่ากว่าแรง ดีกว่าให้ทุกคนรอฟังคำสั่งอย่างเดียว ให้เปรียบเสียว่าเรากำลังเป็นทีม The Avengers งานที่เห็นว่าใหญ่จะเล็กไปถนัดตา ที่ต้องระวังสำหรับทุกคนที่ทำงาน อย่าตัดสินใจโดยใช้ความรู้สึกให้ตัดสินใจบน “เหตุผล” เป็นที่ตั้ง

4. เก็บมือถือ-ปิดเสียงปิดสั่น จะเป็นไปได้ไหม ที่เราควรจดจ่อกับงานให้มากขึ้นด้วยการเก็บมือถือสมาร์ทโฟนไว้ในลิ้นชัก ปิดเสียงปิดสั่น แล้วค่อยส่องดูเป็นเวลา หากยังเหน็บมือถือไว้ที่กระเป๋ากางเกงหรือวางบนโต๊ะทำงาน อาจไม่รู้ตัวว่านี่คืออุปสรรคหนึ่งทำให้การโฟกัสงานไม่ต่อเนื่อง สถิติของ “Global Digital 2019” เผยแพร่เมื่อเดือน ก.พ.ปีนี้ ระบุว่า คนไทยโดยเฉลี่ยใช้อินเทอร์เน็ตผ่านทุกอุปกรณ์ 9 ชั่วโมง 11 นาทีต่อวัน หากตัดช่วงนอนหลับกลางคืนไป 8 ชั่วโมง ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า นอกจากใช้อินเตอร์เน็ตเพื่องานแล้ว ก็ยังมีคนที่เปิดเล่นเบียดบังชั่วโมงการทำงานด้วย

5.ทำงานให้หนัก เที่ยวให้เป็น การใช้เวลาพักผ่อนที่ถูกต้องจะช่วยหนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หลายคนอาจบอกว่าไม่เห็นจะเกี่ยวข้องกันเลย ลองนึกดูว่า หลังทำงานเต็มที่มาตลอด 5 วัน การใช้ชีวิตวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ก็ควรให้เสมือนเป็นวันหยุดพักร้อน จัดทริปท่องเที่ยวสั้นๆ ใน 2 วัน หรือนอนทิ้งตัวอยู่บ้านอย่างมีความสุข สมองเปิดโล่งไม่เอางานมาสุมหัวเด็ดขาด แล้วกลับไปทำงานในวันจันทร์อย่างเบิกบานใจเหมือนได้ชาร์จแบตมาเต็มร้อย   

แต่ไม่ว่าจะมีอะไรหนักหนาแค่ไหนในการทำงาน เราเชื่อมั่นในพลังของคุณ

#AXATHAILAND #KnowYouCan